T.C.

KONAK BELEDİYESİ

KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Değerli Hemşehrilerimiz,

Konak Belediyesi’nin yürütmekte olduğu faaliyetler sebebiyle kişisel verileriniz Kurumumuz tarafından işlenebilmektedir. Kişisel verilerinizin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun hareket edilmektedir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerinize ilişkin hak ve yetkileriniz hakkında bilgi sahibi olabilmeniz için işbu metin nezdinle sizleri bilgilendirmek isteriz.

1. Kişisel veri nedir?

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi kişisel veriyi oluşturmaktadır. Adınız, soyadınız, doğum tarihiniz, doğum yeriniz, video kayıtlarında yer alan fiziki görüntünüz, tarafınızın teşhis edilebileceği ses kayıtlarınız, adresiniz, telefon numaranız, sağlık verileriniz gibi kimliğinizi ortaya koyan ve diğer insanlardan ayırt edilebilmenizi sağlayan her türlü bilgi kişisel verinizi oluşturmaktadır.

2. Özel nitelikli veri nedir?

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Özel nitelikli kişisel verilerinizin, Kanun’da sayılı istisnai haller dışında, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

3. Kişisel verilerin işlenmesi ne demektir?

“Kişisel Verilerinizin İşlenmesi” bu verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

4. Hangi kişisel veya özel nitelikli verileriniz işlenmektedir?

Mevzuattan kaynaklanan gereklilikler doğrultusunda, aşağıdaki tabloda yer verilen verileriniz Belediyemiz nezdinde işlenebilmektedir.

Veri Kategorisi	Veri Türleri
Kimlik verisi	Ad, soyadı, doğum tarihi ve yeri, uyruğu, cinsiyet, medeni durum, TC kimlik numarası, vergi numarası, imza beyanı, kimlik kartında yer alan bilgiler, vekaletnamede yer alan bilgiler
İletişim verisi	Telefon numarası, ikametgâh adresi, e-posta adresi, işyeri adresi
Özel nitelikli kişisel veri	Sağlık verisi, kan grubu, kullandığı cihaz / protez, sürekli kullandığı ilaç, geçirdiği hastalık / ameliyat – alerji bilgisi, hastalığı, kan grubu, sağlık raporu, engelli raporu, eski hükümlü olma / sabıka durumu, sendika üyeliği
Eğitim verisi	Öğrenim durumu, okul bilgisi, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceri bilgileri
Görsel ve İşitsel veri	Gerçek kişiye ait fotoğraf, ses kayıtları, kamera kayıtları
Finansal veri	Hesap numarası, IBAN bilgisi, maaş bilgisi, hak ediş / alacak bilgisi, icra dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, mal bildirimi beyanı
Çalışma verisi	Mesleği, sosyal güvencesi, çalışma bilgisi, kadro, unvan, yabancı dil bilgisi, çalışma geçmişi, müellif yeterlik belgesi, büro tescil bilgisi
Diğer	Çocuk sayısı bilgisi, aile bilgileri ve bakmakla yükümlü olduğu kişi bilgileri, sportif faaliyet bilgisi, hobi / ilgi alanına ilişkin bilgiler, malvarlığı bilgileri, idari yaptırım / ceza bilgileri, askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç lokasyonu, (GPS) verisi, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, kıyafet bedeni, boy, kilo, şehit - gazi yakını olma durumu, staj durumu, internet erişim logları, giriş çıkış logları, giriş - çıkış ziyaret kayıtları,  hakkında bir tarafı Konak Belediyesi olan dava olup olmadığı bilgisi, inceleme raporu doğrultusunda sorumlu olunan tutar bilgisi vs.

 

5. Veri sorumlusu kimdir?

Veri sorumlusu kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir. Belediyemiz nezdinde sağlanan kamu hizmetleri sebebiyle işlenecek kişisel verilerinizle ilgili veri sorumlusu Kemeraltı Vergi Dairesine kayıtlı, 4840011996 Vergi numaralı, 31135892 Detsis numaralı ve 9 Eylül Meydanı No:6 Basmane Konak / İzmir adresinde mukim Konak Belediye Başkanlığı tüzel kişiliğidir.

6. Kişisel verilerinizin işlenme amaçları ve kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin hukuki sebepler nelerdir?

Kişisel verilerinizin işlenmesinde 6698 sayılı Kanun ve Kurumumuzun tâbi olduğu diğer kanunlar ile mevzuatta öngörülen usul ve esaslar dikkate alınmaktadır.

Kişisel verilerinizi ilgili mevzuattan doğan ve kamu kurumu olmamızdan kaynaklı yetki ve yükümlülüklerimiz çerçevesinde, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık, meşru amaçlar için ve açık rızanız çerçevesinde işlemekteyiz.

Kişisel verilerinizi;

• Belediye Kanunu ve diğer mevzuat uyarınca Konak Belediyesi’nin görev ve sorumlulukları uyarınca gerçekleştirilecek kamu hizmetlerini ifa edebilmek,
• Kurumumuz tarafından tarafınıza sunulacak altyapı ve üstyapı hizmetleri ile sosyal yardım, eğitim, sağlık hizmetleri, sportif ve kültürel faaliyetler, temizlik, evlilik, veterinerlik vb. hizmetleri ihtiyaca uygun şekilde planlayabilmek ve gerçekleştirebilmek,
• İnternet sitemiz, Hemşehri İletişim Merkezi (HİM) ve diğer elektronik iletişim kanallarımız aracılığıyla tarafınıza sunulan e-belediye hizmetlerini yürütebilmek,
• Hizmet kalitemizi arttırarak kamu hizmetlerinden etkin ve hızlı bir şekilde yararlanılabilmesini sağlamak, bu yönde stratejiler üretmek,
• Hizmetlerimizin muhatabını tespite yarar bilgi ve belgeleri düzenleyebilmek,
• Belediyemiz tarafından gerçekleştirilecek işlemlere dayanak teşkil edecek kayıt ve belgeleri düzenlemek,
• Yetkili makamlara karşı yükümlü olduğumuz raporlama ve hesap vermeye dair sorumluluklarımızı yerine getirebilmek,
• Yatırım ve hizmetlerimizi tanıtmak, şeffaf ve sürdürülebilir bir iletişim stratejisi oluşturup bu stratejimizi etkin kılmak,
• Kurumumuza yöneltilen talep / istek, öneri, şikâyet ve eleştiriler ile Bilgi Edinme Kanunu’na dayalı başvuruların kaydını oluşturabilmek, değerlendirip çözüm üretebilmek ve uygulayabilmek,
• Vatandaşlarımızdan elde edilen verileri analiz ederek analiz sonuçlarını faaliyetlerimizi iyileştirmek amacıyla kullanabilmek,
• İlgili mevzuat kapsamında mal ve hizmet alımı gerçekleştirmek, kamulaştırma, kiralama vb. işlemleri gerçekleştirmek, sözleşme akdetmek,
• Muhasebe ve finans süreçlerinin yürütülebilmesi, sözleşme bedelinin ifası, sosyal yardımların gerçekleştirilmesi, personel ücretleri vb. sebeplerle ödemelerimizi gerçekleştirebilmek,
• Personel özlük dosyalarını oluşturmak ve takibini sağlamak, iş sağlığı ve güvenliğine uygun önlemler alabilmek, personelimizin sendikal haklardan yararlanabilmesini temin etmek,
• İş ve staj başvurularını değerlendirebilmek
• Kamera ve güvenlik sistemlerimiz aracılığıyla hizmet binalarımızın ve diğer hizmet sunduğumuz alanların güvenliğini sağlayabilmek,
• Ziyaretçi bilgilerini kaydetmek,
• Kanunlara uygun şekilde Kurumumuz tarafından gerçekleştirilmesi gereken denetimleri yapabilmek, tutanak düzenlemek, sunulan bildirim ve beyannamelerin kaydını gerçekleştirmek, vergi ve sair bedelleri tahsil edebilmek,
• Yürürlükte bulunan mevzuattan kaynaklanan haklarımızı kullanabilmek,
• KVKK’da ve diğer Kanunlarda belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek için işlemekteyiz.

 

Öte yandan, Kanun’un “Kişisel verilerin işlenme şartları” başlıklı 5. maddesinde belirtildiği üzere;

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

 

hallerinde de ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür.
7. Kişisel verilerin toplanma yöntemi nedir? Kişisel verileriniz ne kadar süre ile hangi şartlarda muhafaza edilecektir?

Yukarıda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda, kişisel verileriniz Konak Belediyesi adına veri işleyen gerçek/tüzel kişiler tarafından, tarafınızca sunulan dilekçeler, beyannameler, tutanaklar, muhtelif sözleşmeler, bilgilendirme formları, kurs kayıt formları, başvuru formları ve diğer bilgi formları, anketler, iş başvuru formları, iş sözleşmeleri, Hemşehri İletişim Merkezi, internet sitesi, sosyal medya uygulamaları, çağrı merkezleri, whatsapp iletişim numaraları ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı toplanmaktadır.

Bu bilgiler, belediye olarak yürüttüğümüz faaliyetlerimizin, yasalar çerçevesinde sunulabilmesi ve kamu hizmetinin yerine getirilebilmesi ile yasalardan doğan sorumlulukların yerine getirebilmesi amaçlarıyla edinilir.

Kişisel verileriniz Kanunlarda öngörülen süreler doğrultusunda ve verilerinizin işlenme amacıyla orantılı sürelerle tarafımızca muhafaza edilecektir. Kişisel verileriniz, faaliyetlerimizin gerçekleştirilebilmesi için sizlerden temin ettiğimiz bilgi ve belgelerin kayıt dosyasına işlenmesi suretiyle fiziki ve dijital arşivlerimizde muhafaza edilmektedir. Belediyemiz elektronik ortamda depolanan bilgilerin her türlü siber saldırı, yazılım/donanım kaynaklı veya olası diğer tehditlere/risklere karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamakta, kişisel veri ihtiva eden tüm belgeleri gizlilik esasıyla muhafaza etmekte, kişisel verilerinizin yalnızca kişisel verinin işlenme amacının gerektirdiği ölçüde ve minimum sayıda kişinin erişimine açık tutulması ve üçüncü kişilerce ele geçirilmesinin önlenebilmesi için azami çaba göstermektedir.

8. Kişisel verileriniz hangi durumlarda, ne zaman silinir?

Yukarıda açıkladığımız şartlara uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel veriler resen veya tarafınızın talebi üzerine veri sorumlusu olan Konak Belediye Başkanlığı tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9. Kişisel verilerinizin aktarılmasında hangi esaslar dikkate alınmaktadır?

Kişisel verileriniz tarafınızın açık rızası çerçevesinde üçüncü kişilere aktarılabilir. Kamu kurumu olarak meşru amaçlar doğrultusunda, belediye faaliyetlerinin yürütümü, Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi, kamu hizmetlerinin planlanması ve gerçekleştirilebilmesi, acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması gibi sebeplerle aktarılabilir.

Ayrıca, Kanun’un 5. maddesinde sayılan ve açık rızanız bulunmasa dahi kanunen işlenmesi mümkün kişisel verileriniz de, sağlık verileriniz hariç olmak üzere, yine açık rızanız bulunmaksızın üçüncü kişilerle paylaşılabilir.

10. Kişisel verileriniz yurtdışına aktarılacak mıdır?

Kişisel verileriniz kural olarak yurtdışına aktarılmamaktadır.

Kişisel verilerinizin işlenme amacının yerine getirilebilmesi için yurtdışına aktarılmasının zorunlu bulunduğu (uluslararası görev, gezi gibi faaliyetler için uluslararası hava yollarına ait bir firmadan uçak bileti satın alınması, konaklama için rezervasyon gerçekleştirilmesi vs) hallerde, tarafınızın açık rıza göstermesi durumunda kişisel verileriniz yurtdışına aktarılabilir.

Kişisel verilerinizin yurtdışına aktarılacak olması durumunda, kişisel verilerinizin aktarılacağı yabancı ülkede yeterli korumanın bulunup bulunmadığı ve ülke bazında yeterli koruma mevcut değilse dahi yurtdışında kişisel verilerinizin aktarılacağı kurum tarafından kişisel verilerinizin yeterli seviyede korunması hususunda gerekli önlemlerin alınıp alınamayacağı tarafımızca mutlaka denetlenecek ve kişisel verilerinizin yeterli seviyede korunamayacağı yönünde bir şüphe oluştuğu takdirde kişisel verileriniz yurtdışına aktarılmayacaktır.

11. Kişisel verilerinizin korunması ile ilgili haklarınız nelerdir?

Konak Belediye Başkanlığı bünyesinde kişisel verisi işlenen gerçek kişiler KVKK’nin 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahiptirler:

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu çerçevede Kurumumuza KVK Kanunu'nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller şu şekildedir:

Kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile açıklamalarınızı içeren talebinizi; www.konak.bel.tr adresindeki formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Konak Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 9 Eylül Meydanı No:11 Kat:2 Basmane Konak adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla gönderebilir veya ilgili formu konak@konak.bel.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Belirtilen e-posta adresine göndermiş olduğunuz soru ve talepleriniz hakkında değerlendirme yapılarak en geç 30 gün içerisinde sizlere başvuru sonucunuz ve gerekçesi hakkında bilgilendirme yapılacaktır. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; veri sorumlusu Konak Belediye Başkanlığı’nın cevabını öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette de bulunabilirsiniz.

Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.